پس از درخواست دسترسی به موضوع ، چه انتظاری دارید

یک سازمان به طور معمول مجبور است ظرف یک ماه به درخواست شما پاسخ دهد.

اگر تعدادی درخواست کرده اید یا درخواست شما پیچیده است ، ممکن است برای در نظر گرفتن درخواست شما به زمان اضافی نیاز داشته باشند و می توانند دو ماه دیگر برای پاسخگویی طول بکشد.

اگر آنها می خواهند این کار را انجام دهند ، باید طی یک ماه به شما اطلاع دهند که به زمان بیشتری نیاز دارند و چرا.

برای اطلاعات بیشتر در این مورد ، به راهنمایی های دقیق ما در محدوده زمان مراجعه کنید.

آیا یک سازمان می تواند هزینه ای را پرداخت کند؟

در بیشتر شرایط ، آنها باید یک نسخه از اطلاعات شخصی خود را بصورت رایگان به شما ارائه دهند.

با این حال ، یک سازمان می تواند هزینه معقول را برای تأمین هزینه های اداری خود هزینه کند - اگر فکر می کنند درخواست شما "آشکارا بی اساس یا بیش از حد" است.

آنها همچنین می توانند در صورت درخواست نسخه های بیشتر از اطلاعات خود پس از درخواست ، هزینه ای را پرداخت کنند.

اگر یک سازمان بتواند هزینه ای را پرداخت کند ، تا زمانی که هزینه دریافت نکرده باشد ، محدودیت زمانی یک ماه شروع نمی شود.

چه سازمان باید به من برگردد؟

هنگامی که یک سازمان به درخواست شما پاسخ می دهد ، آنها به طور معمول باید به شما بگویند که آیا آنها اطلاعات شخصی شما را پردازش می کنند یا خیر ، در صورت انجام این کار ، نسخه هایی از آن را به شما ارائه می دهند. سازمان همچنین باید شامل موارد زیر باشد:

• آنچه آنها از اطلاعات شما استفاده می کنند ؛
• آنها اطلاعات شما را با چه کسی به اشتراک می گذارند.
• چه مدت آنها اطلاعات شما را ذخیره می کنند و چگونه این تصمیم را گرفته اند.
• جزئیات مربوط به حقوق شما برای به چالش کشیدن صحت اطلاعات خود ، حذف آن یا اعتراض به استفاده از آن.
• حق شما برای شکایت از ICO ؛
• جزئیات مربوط به جایی که آنها اطلاعات شما را از کجا آورده اند ؛
• این که آیا آنها از اطلاعات شما برای پروفایل یا تصمیم گیری خودکار و نحوه انجام این کار استفاده می کنند. وت
• چه اقدامات امنیتی را در صورت انتقال اطلاعات شما به یک کشور سوم یا یک سازمان بین المللی انجام داده است.

اگر به طور خاص مایل به دریافت این اطلاعات اضافی هستید ، توصیه می کنیم این درخواست را در درخواست خود بیان کنید.

آیا من همیشه هر آنچه را که خواسته ام دریافت می کنم؟

نه همیشه. بسته به شرایط:

• ممکن است تنها بخشی از اطلاعاتی را که خواسته اید دریافت کنید. یا
• این سازمان ممکن است به هیچ وجه اطلاعات شخصی را در اختیار شما قرار ندهد.

اگر فکر می کنند "آشکارا بی اساس یا بیش از حد" است ، یک سازمان می تواند از درخواست دسترسی به موضوع شما امتناع ورزد.

دلایل دیگری وجود دارد که ممکن است تمام اطلاعاتی را که انتظار دارید دریافت نکنید ، مانند زمانی که معافیت اعمال می شود ، یا نوع اطلاعاتی که از شما خواسته شده است توسط درخواست دسترسی موضوع تحت پوشش قرار نمی گیرد.

سوالات متداول

آیا من حق دریافت نسخه های کل اسناد را دارم؟

خیر. حق دسترسی شما به شما این امکان را نمی دهد که نسخه های کاملی از اسناد اصلی را که توسط یک سازمان نگهداری می شود دریافت کنید - فقط اطلاعات شخصی شما موجود در سند.

شما برای نسخه های کامل صورتهای بانکی خود درخواست دسترسی به موضوع را به بانک خود می دهید.

بانک شما ملزم به تهیه نسخه هایی از صورتهای واقعی بانکی نیست ، اما آنها باید با تهیه لیستی از معاملات ، داده های شخصی خود را که در درون آنها وجود دارد ، در اختیار شما قرار دهد.

با این کار ، آنها اکنون بدون نیاز به یک نسخه کامل از صورتهای اصلی بانک ، با درخواست دسترسی موضوع شما مطابقت دارند.

"آشکارا بی اساس یا بیش از حد" به چه معنی است؟

هیچ تعریف مشخصی از آنچه درخواست دسترسی به موضوع را ایجاد می کند "آشکارا بی اساس یا بیش از حد" وجود ندارد. این به شرایط خاص درخواست شما بستگی دارد. یک سازمان باید دلایل تصمیم خود را توضیح دهد.

به عنوان مثال، یک سازمان ممکن است درخواستی را «علاً بی‌اساس یا بیش از حد» در نظر بگیرد زمانی که واضح باشد:

• بدون هدف واقعی جز ایجاد مزاحمت یا مزاحمت برای آنها ساخته شده است.
• شخصی که درخواست می کند هیچ قصد واقعی برای دسترسی به اطلاعات خود را ندارد (مثلاً ممکن است در ازای دریافت نوعی سود، مانند پرداخت از سوی سازمان، درخواست خود را پس بگیرد). یا
• با درخواست مشابهی همپوشانی دارد که هنوز در حال رسیدگی به آن هستند.

برای تصمیم گیری در این مورد، یک سازمان باید هر درخواست را مورد به مورد بررسی کند و بتواند استدلال خود را برای شما توضیح دهد.

معافیت چیست؟

یک سازمان ممکن است برخی یا همه اطلاعات شخصی شما را به دلیل معافیت در قانون حفاظت از داده ها پنهان کند.

منظور از معافیت ها حفاظت از انواع خاصی از اطلاعات یا نحوه عملکرد سازمان های خاص است.

گاهی ممکن است یک سازمان حتی مجبور نباشد به شما اطلاع دهد که آیا اطلاعاتی درباره شما دارد یا خیر.

یک سازمان همچنین ممکن است از دادن اطلاعات شما به شما امتناع کند، در صورتی که شامل اطلاعات شخصی شخص دیگری نیز باشد، به جز موارد زیر:

• فرد دیگر با افشای اطلاعات موافقت کرده است. یا

• منطقی است که این اطلاعات را بدون رضایت شخص دیگر در اختیار شما قرار دهیم.

در تصمیم گیری، یک سازمان باید حق دسترسی شما را در مقابل حقوق افراد دیگر بر روی اطلاعات خود متعادل کند.

این ممکن است باعث شود سازمان درخواست دسترسی موضوع شما را رد کند.

از طرف دیگر، سازمان ممکن است قبل از ارسال اطلاعات شما برای شما، سعی کند اطلاعات فرد دیگر را حذف (یا ویرایش کند). این معمولاً به عنوان "تدوین" شناخته می شود.

این می تواند به این معنی باشد که شما فقط اطلاعات جزئی را دریافت می کنید - مانند کپی اسنادی که متن خالی یا بخش های از دست رفته را نشان می دهد.

در هر صورت، یک سازمان معمولاً به موارد زیر نیاز دارد:

• به شما بگوید چرا اقدامی نمی کنند.
• تصمیم خود را توجیه کنند؛و
• توضیح دهید که چگونه می توانید این نتیجه را به چالش بکشید.

برای جزئیات بیشتر در مورد این موضوع به راهنمای ما در مورد معافیت های سازمان ها مراجعه کنید.

اگر سازمان نیاز به مدرک شناسایی داشته باشد چه اتفاقی می افتد؟

بررسی های شناسه (هویت) معمولاً برای امنیت لازم است - آنها بخشی از اقدامات یک سازمان برای محافظت از داده های شخصی شما در برابر دسترسی غیرمجاز هستند.

اگر سازمانی از شما مدرک شناسایی بخواهد، محدودیت زمانی یک ماهه تا زمانی که آنها آن را دریافت نکرده باشند آغاز نمی شود.

چه اطلاعاتی تحت پوشش درخواست من نیست؟

حق دسترسی شامل همه انواع اطلاعات یا استفاده از اطلاعات شخصی نمی شود. برخی از نمونه های رایج این مورد عبارتند از:

• اطلاعاتی که برای فعالیت های شخصی/خانگی استفاده می شود (مثلاً دوستان برای شما نامه می نویسند یا عکس هایی که اعضای خانواده از شما گرفته اند).
• تصاویری از شما که در یک سیستم دوربین مدار بسته داخلی در محدوده اموال خانگی آنها گرفته شده است. و
• اطلاعات مربوط به سوابق پزشکی یکی از بستگان متوفی (زیرا قانون حفاظت از داده ها فقط برای افراد زنده اعمال می شود).

آیا می توانم دوباره همان درخواست را ارسال کنم؟

بله، می توانید بیش از یک بار از یک سازمان بخواهید که به اطلاعات شما دسترسی پیدا کند. با این حال، آنها ممکن است بتوانند درخواست شما را رد کنند اگر:

• آنها هنوز فرصتی برای رسیدگی به درخواست قبلی شما نداشته اند. یا
• زمان کافی از آخرین درخواست شما نگذشته است (مثلاً اطلاعات شما از آن زمان تغییر نکرده است).

به یاد داشته باشید، می‌توانید پس از درخواست از یک سازمان درخواست نسخه‌های بیشتری از اطلاعات خود کنید، اما آنها می‌توانند برای این کار هزینه معقولی دریافت کنند.